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Le Knowledge Publishing

Auteur : Jean-Marc Boueyrie
Site : www.jway.lu
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Le concept de Knowledge Management est vaste, il couvre l'ensemble du système de gestion de la connaissance tant formelle qu'informelle de l'entreprise. Personne ne peut prétendre être un spécialise du Knowledge Management. La décision d'avancer dans la direction du Knowledge Management s'inscrit dans le cadre d'une volonté stratégique.

Le Knowledge Management au service des projets de publication



Esquisse du Knowledge Management


Le concept de Knowledge Management est vaste, il couvre l'ensemble du système de gestion de la connaissance tant formelle qu'informelle de l'entreprise. Personne ne peut prétendre être un spécialise du Knowledge Management. La décision d'avancer dans la direction du Knowledge Management s'inscrit dans le cadre d'une volonté stratégique. Elle va concerner la mise en oeuvre de plusieurs projets car si l'on peut identifier un ensemble de méthodes et techniques dans ce domaine, l'on se rend vite compte qu'elles sont trop disparates pour être regroupées de manière homogène.

L'on peut globalement identifier 2 grands axes du Knowledge Management.

1. La gestion des compétences :



Il s'agit à ce niveau de recenser, gérer, utiliser et développer les compétences de l'entreprise qui peuvent se décomposer en savoir, savoir faire et savoir être. L'on voit bien à ce niveau que l'on touche le domaine de la gestion de ressources humaines et de la conduite du changement dans l'entreprise.

2. La gestion de l'information :



Il s'agit à ce niveau de recenser, enrichir, gérer, utiliser et développer les informations de l'entreprise qui peuvent se décomposer en informations explicites (elles sont formalisées sur un support donné et accessibles), et implicites (elles sont dispersées, non formalisées et accessibles uniquement selon le bon vouloir de celui qui la détient). L'on voit bien à ce niveau que l'on touche tous les domaines de l'information de l'ERP au Workflow en passant par les bases de données et la gestion documentaire.

Afin d'avancer efficacement vers un meilleur Knowledge Management (car comme Mr Jourdain faisait de la prose sans le savoir, nous pratiquons tous le Knowledge Management et ceci depuis la genèse de l'humanité), il est donc essentiel de définir des objectifs clairement définis (La vision du projet) et d'inscrire clairement son projet soit dans une stratégie de gestion des compétences, soit dans une stratégie de gestion de l'information.

Nous ne nous intéresserons ici qu'à la partie du Knowledge Management qui concerne la gestion de l'information et oublierons volontairement l'ensemble des flux et stocks d'informations qui concernent la gestion quantitative de l'entreprise. En effet, ceux ci sont parfaitement pris en compte par les ERP et autres solutions s'appuyant sur des bases de données.

Prise en compte de la notion de flux de la connaissance


La connaissance n'est utile dans une organisation que dans la mesure où elle circule (être consultée, modifiée, publiée, ...). Avec l'avènement d'Internet, la gestion de la connaissance accélère sa mutation d'une logique de gestion de capital (le phare d'Alexandrie, l'encyclopédie,...) à une logique de gestion de flux ou une connaissance qui dort est menacée de disparition. Par conséquence, la mise en oeuvre d'un projet de Knowledge Management tourné information passe en priorité par l'analyse des flux de connaissance et nous vous proposons ci dessous une grille d'analyse très simple qui s'appuie sur les principes classiques de l'organisation.

Analyse du type de circulation : PAR QUI et POUR QUI

L'information circule d'un émetteur pour un utilisateur, il est essentiel pour chaque domaine de connaissance de savoir dans quel type de circulation elle s'inscrit.

Nous avons ici 4 possibilités générales de diffusion des flux de connaissance :
  • n to n : La connaissance de n acteurs est prise en compte en vue de son utilisation par une large population d'acteurs.
  • one to one : La connaissance d'un acteur, expert (ou groupe d'acteur ) est mise à disposition d'un autre acteur en tenant compte de son besoin spécifique.
  • one to n : La connaissance d'un acteur, expert (ou groupe d'expert) est mise à disposition de n acteurs tous concernés par le domaine concerné.
  • n to one : La connaissance de n acteurs est organisée en vue de permettre à un utilisateur d'accéder ponctuellement à une information particulière.
Analyse du type de processus de diffusion : COMMENT

L'information doit être distribuée de son lieu de stockage vers l'acteur qui en a besoin; ce processus de diffusion peut ou non être automatisé.
  • Diffusion automatisée : Le processus d'obtention de la connaissance est totalement automatisé et l'utilisateur obtiendra son information sans que l'expert ni un autre acteur ait à intervenir pour traiter son besoin particulier.
  • Diffusion organisée : Le processus d'obtention de la connaissance est organisé, mais sa diffusion nécessite une intervention de la part de l'émetteur.
  • Diffusion manuelle : Le processus d'obtention de la connaissance nécessite une forte intervention de la part de l'émetteur .
Analyse du type d'information : QUOI

L'information doit être organisée pour pouvoir l'analyser et l'utiliser correctement; il est donc nécessaire de définir à quel type d'information nous avons à faire, et quel seront les moyens utilisés pour identifier l'intelligence qu'elle porte.
  • Data : Les informations peuvent être structurées en champs dans une base de données relationnelle.
  • Documents : Les informations peuvent être structurées mais sont aussi de types documentaires (Textes, images, multimédia).
  • Connaissance non formalisée : Les informations sont diffuses dans l'entreprise (personnes, etc ...) et sont peu formalisables.
Analyse du type d'obtention : Où est gérée l'information

La gestion de l'information peut ou non être répartie dans l'organisation, selon sa localisation les moyens affectés à sa distribution seront différents.
  • Centralisée : La connaissance est centralisée sur un même lieu en vue d'être rediffusée
  • Répartie : La connaissance est répartie sur de multiples lieux.
Selon quel cycle est mise à jour la connaissance : sur la base du Quand

Une information qui n'évolue pas est une information qui meurt doucement et n'aura donc plus à terme qu'un intérêt historique; Il est essentiel de discerner si l'évolution de la connaissance peut faire l'objet d'une traçabilité organisée ou non.
  1. Versionning possible : La connaissance peut faire l'objet d'un versionning de mise à jour
  2. Versionning impossible : La connaissance ne peut pas faire l'objet d'un versionning de mise à jour.

Essai de définition d'un projet de Knowledge Publishing


Le concept de Knowledge publishing prend en compte des processus de publication de la connaissance qui répondent à un certain nombre de critères pour qu'il puisse être efficacement utilisé.

Nous avons détaillé ci dessous les critères déterminants pour utiliser efficacement le concept de Knowledge Publishing.

1. QUI est Impliqué dans le management de l'information ?



Un projet de Knowledge publishing présuppose toujours qu'un expert (acteur) ou petit groupe d'expert collecte et analyse ou coordonne la connaissance au profit d'une population plus large.

Nous rencontrons un management de type one to n lorsque la connaissance d'un expert (ou groupe d'expert) est mise à disposition de n acteurs tous concernés par le domaine d'expertise concerné.

Nous rencontrons un management de type one to one lorsque la connaissance d'un expert (ou groupe d'expert) est mise à disposition d'un autre acteur en tenant compte de son besoin spécifique et donc en personnalisant la connaissance en fonction de son besoin propre.

2. COMMENT sont gérés les processus de publication vers l'utilisateur via de multiples média ?



Un projet de Knowledge Publishing présuppose toujours qu'il y ait volonté d'automatiser le processus de publication de l'information. Cette automatisation est d'ailleurs souvent motivée (et c'est une opportunité de progrès) par le fait que la connaissance doit être mise à disposition sur de multiples média. Ceci signifie que l'acteur à l'origine de son organisation ne doit pas intervenir individuellement pour que l'utilisateur en dispose sur l'un ou l'autre média, que l'on soit en processus one to n ou one to one.

3. Quel est le type d'information manipulée : QUOI ?



Le Knowledge Publishing s'adresse à tout type de connaissance, (textes, images, objets multimédia, ...) il n'est donc pas pensable de l'emprisonner dans une logique de champs. Par contre il est essentiel d'identifier l'information dans un document de sorte à la retrouver le moment venu. Nous sommes donc dans une logique de type documentaire mais en sachant que le document doit être vu comme un objet complexe d'où l'importance primordiale de la norme XML et de l'utilisation de langages objets comme java.

4. Où est gérée l'information.



Il est essentiel que l'information soit centralisée ou centralisable pour permettre sa maîtrise par le responsable de sa publication. Néanmoins il est possible de répartir sa création ou sa mise à jour dans la mesure où un processus de centralisation est mis en oeuvre en vue de sa publication.

5. Quand et selon quel principe est mise à jour la connaissance



Nous abordons de plus en plus fréquemment et notamment en Europe des problématiques où l'information doit être mise à disposition en plusieurs langues; il n'est bien sûr pas envisageable de retraduire l'ensemble d'une publication pour chaque média et à chaque mise à jour de celle ci. Il est donc essentiel de mettre en oeuvre une logique de versionning pour être capable d'identifier dans un document ce qui a été modifié entre deux périodes en vue de reproduire facilement ces modification dans les autres langues.

Illustration par l'exemple du Knowledge Publishing


Publication du code de la sécurité sociale


Ucanss (Union des caisses nationales de sécurité sociale) Paris-France

Mise en place d'un processus multimédia de publication du code de la sécurité sociale sur 3 supports (Web, Cd-Rom, Papier) en s'appuyant sur les bases de données du Journal officiel
Un process automatisé analyse les fichiers du J.O. et produit tous les mois un site d'environ 20 000 pages et 370 000 liens qui permet un accès direct au code de la sécurité sociale dans toutes ses versions et depuis sa création.(Ucanss.fr, Textes et documents, code de la sécurité sociale)

L'ensemble des informations sont issues du J.O. puis enrichies par le service de publication de l'Ucanss; nous sommes ici dans le cas d'une publication de type one to n, d'une information qui fait l'objet d'un versionning. Les processus de publication sont totalement automatisés et multimédia.

Rédaction automatique de notices de montage


Waterair (Fabricant de piscines) Seppois- Alsace

Mise en place d'un processus de rédaction totalement automatique de notices de montages personnalisées en fonction de chaque commande.

Un process automatisé produit une notice de montage d'une centaine de pages dans la langue du client en intégrant toutes les spécificités de sa commande. La notice comporte de nombreuses images et notamment les plans de la piscine du client.

Un seul expert du bureau d'étude maintient la base de connaissances notices; nous sommes ici dans le cas d'une publication de type one to one, d'une information qui fait l'objet d'un versionning en vue de sa traduction. Les processus de publication sont totalement automatisés pour un seul média (le papier).




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