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L'Echange de Données Informatisées

Auteur : Pierre Souris
Site : www.declic.net
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On présente souvent l'EDI (échange de données informatisé) comme l'ancêtre du commerce électronique. En France, toutes les grandes enseignes de la distribution ont opté pour ce type de messages à la fin des années 80 pour communiquer plus efficacement avec leurs fournisseurs.

En fait, L'EDI est aujourd'hui une des formes les plus élaborées de commerce électronique entre organisations car il s'agit d'une relation automatisée sans intervention humaine. Naturellement cette automatisation se prépare soigneusement et ne se justifie que pour des relations d'affaires permanentes entraînant des messages quasi-quotidiens.

Mais cette " lourdeur " quand on l'applique aux entreprises de petites tailles, s'efface avec l'introduction de solutions EDI qui empruntent l'internet pour le transport des messages ou encore des solutions plus légères tel que l'EFI (échange de formulaires informatisé) et l'EDI lite.

Définition

L'EDI est un concept d'échange de données informatisé visant à transférer d'application à application, à l'aide d'ordinateurs, connectés sur un ou plusieurs réseaux des données structurées selon un langage normalisé.

La mise en place d'un dialogue EDI entre plusieurs partenaires nécessite l'utilisation d'un langage commun et le respect de règles communes. C'est pourquoi, dés la fin des années 60, des entreprises américaines, essentiellement des transporteurs et quelques banques, décident d'étudier un moyen qui leur permettrait de mieux profiter de leur matériel informatique et des réseaux de télétransmission. Ces sociétés créent le Transportation Data Coordination Commitee (Comité de coordination des données du transport), dont les conclusions forment les bases de l'EDI actuel.

Par la suite, dans les années 70, on assiste à la normalisation de ce type d'échanges. En France, le secteur de la Grande Distribution élabore la norme GENCOD ; les travaux du secteur automobile aboutissent à la norme GALIA/ODETTE. A la fin de cette décennie, les Etats-Unis instituent le

Comité X12, qui devra établir des standards EDI. Les recherches du Comité X12 débouchent sur la normalisation ANSI X12, en 1985, qui touche tous les secteurs d'activité.

Parallèlement, les Etats-Unis se joignent à leurs partenaires européens en vue de créer une norme internationale. Ainsi, en 1987, sous l'égide des Nations-Unies, la norme EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport) est réalisée.

L'UN-EDIFACT est donc un ensemble de règles des Nations-Unies concernant l'Echange de Données Informatisé pour l'Administration, le Commerce et le Transport.

Il s'agit d'une série de normes et de recommandations (comprenant notamment des directives et des répertoires), internationalement reconnues, pour l'échange électronique de données structurées concernant, en particulier, le commerce de biens et de services, entre systèmes d'information indépendants.

Il existe plusieurs communautés EDI sectorielles : Gencod EAN France, Editransport, Ediconstruct, Galia, EDIsport..

Parmi elles, Gencod regroupe 25000 distributeurs et fournisseurs de la grande distribution qui coopèrent dans le but de réaliser des économies d'échelles en normalisant les messages électroniques. Le réseau allégro en est issu en 1988.

Caractéristiques

Les composantes d'une solution EDI. Cette mise en place des EDI fait appel à diverses composantes :
  • La gestion des fichiers : Cette étape permet de sortir l'information de l'application vers les traitements EDI. On parle de fichiers pivots, de fichiers privatifs ou de fichiers applicatifs.
  • La traduction des données effectue la conversion de l'information locale au format EDI normalisé.
  • Le formatage des données regroupe les données et constitue les interchanges en fonction des profils d'utilisation du langage EDI et des partenaires. L'ensemble sera confié aux réseaux de télécommunications.
  • La gestion des communications regroupe les protocoles de contrôle d'échange de l'information, la session avec les partenaires à distance (point à point), ou avec les réseaux à valeur ajoutée (RVA).
  • La gestion de la station contribue à l'administration de l'ensemble, aux contrôles généraux, aux erreurs éventuelles et aux fonctions supplémentaires mises en place pour le système EDI choisi. On peut y trouver des fonctions, de paramétrage, de contrôle, d'archivage, d'automatisation, etc...
La réussite d'un système EDI est conditionnée par la maîtrise dans la combinaison de toutes ces étapes et par la richesse des fonctionnalités offertes.

La mise en place de l'EDI est vécue au sein de l'entreprise comme un projet mobilisateur, fédérateur, formateur, structurant et valorisant. En effet, elle nécessite souvent une réorganisation des circuits d'information et s'inscrit dans une stratégie d'entreprise plus globale favorisant la démarche qualité.

Sa mise en place entraîne :
  • Une diminution des erreurs, et donc des litiges, car les partenaires s'entendent sur la codification et la présentation des informations incluses dans les formulaires.
  • Une réduction des coûts grâce à l'absence de papier. Gencod a évalué à 50F le coût du traitement manuel d'une commande contre 2F en mode EDI.
  • La réduction de la durée des cycles de transaction
  • Un meilleur suivi de la trésorerie interne et des flux financiers
  • Une meilleure gestion des stocks (vers les flux tendus)
  • Une économie directe grâce à la réduction du capital immobilisé
  • Une meilleure traçabilité de toutes les relations d'affaires avec les différents partenaires soit une fiabilisation comme une réaction rapide et efficace en cas d'anomalie
Le coût d'une solution EDI classique est souvent prohibitif pour des entreprises de petite taille : environ 30000 F pour une station, un logiciel, et une carte de communication spécialisée, auxquels s'ajoute un abonnement minimum de 120 F/mois.

Comment faire de l'EDI ?

La mise en oeuvre de l'EDI nécessite les conditions suivantes :
  1. Que les partenaires disposent chacun d'un ordinateur, quels que soient la marque et le modèle.
  2. Que les documents commerciaux soient traités sur ces ordinateurs.
  3. Que les partenaires disposent sur ces ordinateurs d'un référencement commun des produits, codification article.
CES 3 CONDITIONS SONT NECESSAIRES ET SUFFISANTES POUR FAIRE DE L'EDI.

Elaborer une solution EDI. Les systèmes d'information des entreprises dialoguent entre eux à l'aide de messages électroniques transférés sur les réseaux de communication. Ces messages sont reconnus par les applications et traités dès leur réception, sans intervention humaine.

Pour mettre en place l'échange électronique de documents administratifs et commerciaux par EDI, il convient de suivre les étapes suivantes :
  1. Identifier son ou ses partenaires
  2. Définir la norme à mettre en œuvre ainsi que le ou lesréseaux de télécommunication à solliciter. Ceci conditionnera le choix de la solution technique
  3. Adopter un accord d'interchange existant ou élaborer celui qui couvrira les besoins préalablement définis
  4. Etudier l'impact sur l'organisation, notamment celui de la suppression du document papier.

Vers une complémentarité EDI / Internet

Leurs caractéristiques semblent à priori à l'opposé : fiabilité, rapidité, sécurité et traçabilité des réseaux EDI ne se retrouvent pas toujours sur l'internet, qui offre en revanche l'ouverture et la convivialité.

L'EDI lite est une nouvelle forme d'échange qui combine les techniques Internet (pages Web...) avec l'EDI et permet ainsi aux petites entreprises d'aborder l'EDI sans investissement lourd, tout en utilisant des données standardisées (EDIFACT).

Nombre de fonctionnalités recquises pour mettre en œuvre une boutique électronique peuvent être facilitées par l'utilisation de l'EDI. :
  • Recevoir de ses fournisseurs prix et descriptions de produits
  • Leur adresser des commandes
  • Informer les transporteurs
  • Recevoir des factures




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